Persondatapolitik i Fonden VOKS

Politik for behandling af personoplysninger – senest redigeret: 7. oktober 2025

Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Fonden VOKS

Nyvej 23, 2620 Albertslund

CVR: 40772952

E-mail: kontakt@voks.nu

VOKS er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i forbindelse med fondens aktiviteter.

1.0 Formål

Personoplysninger dækker over alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan linkes til dig.

Vi behandler personoplysninger med det formål at varetage Fonden VOKS’ legitime interesser, som er at være et rummeligt og trygt arbejdsfællesskab, hvor mennesker på kanten af arbejdsmarkedet kan bruge og træne deres arbejdsevne.

Desuden at sælge bæredygtige planter til private og erhverv med henblik på at fremme en mere bæredygtig verden og skabe en holdningsændring hos forbrugerne. Endelig at indgå som en positiv og aktiv del af lokalsamfundet.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de formål, der er beskrevet i fondens vedtægter, og som er uddybet i denne politik. Vi sletter alle personlige og fortrolige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

2.0 Behandling af personoplysninger

Vi behandler oplysninger om fondsbestyrelsen, herunder navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, portrætbillede til hjemmeside og evt. sociale medier samt CPR-nummer (kun når det er påkrævet ved lov, fx registrering hos Erhvervsstyrelsen).

Om frivillige behandler vi navn, adresse, telefonnummer og mailadresse. Vi kan desuden have situationsbilleder af fondens aktiviteter, hvor du kan ses, samt eventuelt portrætbilleder, hvis du ønsker det.

Om ansatte behandler vi oplysninger om tidligere ansættelser og joberfaring fra CV, almindelige kontaktoplysninger, CPR-nummer (kun ved løn og skat) samt skatteoplysninger. Vi kan desuden have situationsbilleder fra dagligdagen på værkstedet samt eventuelt portrætbilleder.

Om florister (borgere visiteret af et jobcenter) behandler vi almindelige kontaktoplysninger, fødselsdato samt evt. kontaktoplysninger på en pårørende. Vi kan behandle særlige kategorier af oplysninger (helbred, sociale forhold, skånebehov) – kun med udtrykkeligt samtykke eller efter instruks fra jobcentret, når loven tillader det.

Om kunder og samarbejdspartnere behandler vi navn, telefonnummer, mailadresse og betalingsoplysninger. Desuden kan vi have situationsbilleder, hvor du optræder.

3.0 Sådan indsamler vi personoplysninger

Oplysninger indsamles altid direkte fra dig, medmindre andet er angivet. Vi kan modtage oplysninger fra offentlige myndigheder (fx jobcentre), hvis det er nødvendigt for samarbejdet.

4.0 Fondens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine oplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

• Bestyrelse: legitim interesse og retlig forpligtelse (registrering hos Erhvervsstyrelsen).

• Frivillige: legitim interesse; portrætbilleder kun med samtykke; situationsbilleder efter legitim interesse (med indsigelsesret).

• Ansatte: kontrakt og retlig forpligtelse (løn, skat, arbejdsmiljø).

• Florister: aftale/legitim interesse for almindelige data; udtrykkeligt samtykke for særlige oplysninger (art. 9).

• Kunder/samarbejdspartnere: kontrakt og retlig forpligtelse (bogføring).

5.0 Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne (GDPR art. 6, art. 9 og databeskyttelsesloven § 11).

Vi behandler oplysninger for at leve op til krav fra myndigheder, fondsledelse og samarbejdsaftaler samt for at kunne drive vores socialøkonomiske virksomhed, sikre trivsel og dokumentere resultater.

6.0 Samtykke

Vi indhenter kun samtykke, når det er nødvendigt – fx til portrætbilleder eller behandling af særlige oplysninger. Samtykke er frivilligt og kan til enhver tid trækkes tilbage ved at skrive til kontakt@voks.nu.

Vi bekræfter din anmodning inden for fem arbejdsdage og sikrer, at dine data ikke længere behandles til det specifikke formål. Visse data kan dog være underlagt lovkrav (fx regnskab) og slettes derfor først, når disse krav ophører.

7.0 Videregivelse af dine personoplysninger

Oplysninger deles kun, hvor det er nødvendigt – fx med bank, revisor, pensionsselskab, lønbureau, jobcenter eller offentlige myndigheder.

Efter et floristforløb udfylder vi skema til jobcentret. Vi videregiver ikke oplysninger til andre uden dit samtykke.

8.0 Overførsel til tredjelande

Hvis vores databehandlere anvender underdatabehandlere uden for EU/EØS, sker overførsel kun, når der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU’s standardkontraktbestemmelser (SCC).

9.0 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Data opbevares kun så længe, det er nødvendigt for formålet.

• Bestyrelsesdata slettes 1 år efter ophør (CPR straks efter brug).

• Frivillige og ansatte slettes 1 år efter ophør.

• Florister slettes 1 måned efter afsluttet forløb (herefter kun anonym statistik).

• Kunder/samarbejdspartnere slettes 5 år efter ophør (bogføringslovens krav).

Data opbevares primært i Google Workspace med daglig backup (krav fra cyberforsikring) og månedlig offline-kopi i aflåst brandskab. Adgang er begrænset til fast personale. Situationsbilleder kan anvendes i længere tid.

10.0 Datasikkerhed

VOKS har truffet omfattende foranstaltninger for at beskytte oplysninger mod tab, ændring, misbrug eller uautoriseret adgang.

• 2-faktor-login og adgangsstyring

• Krypteret mail (e-Boks/Docsign)

• Aflåst fysisk opbevaring

• Årlig gennemgang af underdatabehandlere

• Brud på datasikkerheden håndteres efter 72-timers-proceduren og registreres i hændelsesloggen

Vores hjemmeside (www.voks.nu) hostes af Squarespace. Følsomme data sendes aldrig via sociale medier. VOKS anvender ChatGPT Business (OpenAI) kun til udarbejdelse af dokumentation uden persondata.

11.0 Cookiepolitik

VOKS anvender cookies på www.voks.nu for at sikre, at hjemmesiden fungerer korrekt og for at forbedre brugeroplevelsen.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via cookiedeklarationen på hjemmesiden.

Læs altid den opdaterede cookiepolitik på www.voks.nu for at se, hvilke cookies der anvendes, og hvordan de administreres.

12.0 Dine rettigheder og klagevejledning

Du har ret til:

• indsigt i dine oplysninger

• berigtigelse (rettelse)

• sletning

• begrænsning af behandling

• dataportabilitet

• indsigelse mod behandling

Du kan til enhver tid trække et samtykke tilbage ved at skrive til kontakt@voks.nu.

Hvis du ønsker at klage, kan du kontakte:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby www.datatilsynet.dk – tlf. 33 19 32 00 Persondatapolitik i Fonden VOKS