Persondatapolitik i Fonden VOKS

Politik for behandling af personoplysninger, pr. 21. januar 2025

1.0 Formål

Personoplysninger dækker over alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan linkes til dig.

Vi behandler personoplysninger med det formål at varetage Fonden VOKS’ legitime interesser, som er at være et rummeligt og trygt arbejdsfællesskab, hvor mennesker på kanten af arbejdsmarkedet kan bruge og træne deres arbejdsevne. Desuden at sælge bæredygtige planter til private og erhverv med henblik på at fremme en mere bæredygtig verden og skabe en holdningsændring hos forbrugerne. Endelig at indgå som en positiv og aktiv del af lokalsamfundet.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de formål, der er beskrevet i fondens vedtægter, og som er uddybet i denne politik. Vi sletter alle personlige og fortrolige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

2.0 Behandling af personoplysninger

Vi behandler oplysninger om fondsbestyrelsen, herunder navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, portrætbillede til hjemmeside og evt. sociale medier samt CPR-nummer.

Om frivillige behandler vi navn, adresse, telefonnummer og mailadresse. Vi kan desuden have situationsbilleder af fondens aktiviteter, hvor du kan ses, samt eventuelt portrætbilleder, hvis du ønsker det.

Om ansatte behandler vi oplysninger om tidligere ansættelser og joberfaring fra CV, almindelige kontaktoplysninger, CPR-nummer samt skatteoplysninger. Vi kan desuden have situationsbilleder fra dagligdagen på værkstedet samt eventuelt portrætbilleder.

Om florister, dvs. borgere visiteret af et jobcenter til et forløb hos VOKS, behandler vi almindelige kontaktoplysninger, fødselsdato samt eventuelt kontaktoplysninger på en pårørende. Vi kan behandle personfølsomme oplysninger såsom oprindelsesland, noter om din personlige fortælling, udfordringer og skånebehov i forhold til at indgå på værkstedet. Vi registrerer fremmøde og fravær samt progression under forløbet i forhold til arbejdseffektivitet, faglige, sociale og personlige kompetencer. Vi kan have situationsbilleder fra arbejdet samt dit CPR-nummer.

Om kunder og samarbejdspartnere behandler vi navn, telefonnummer, mailadresse og betalingsoplysninger. Desuden kan vi have situationsbilleder, hvor du optræder.

3.0 Sådan indsamler vi personoplysninger

Oplysninger om fondsbestyrelsen indsamles via sikker mail eller personligt ved indtrædelse i bestyrelsen.

Oplysninger om frivillige modtager vi kun, hvis du selv giver dem ved kontakt til VOKS.

Oplysninger om ansatte får vi fra dig selv ved ansættelse samt eventuelt fra de referencer, du giver. Ved flexjob indhentes oplysninger via jobcentret, og nødvendige skatteoplysninger hentes via CPR-nummer i forbindelse med udbetaling af løn.

Oplysninger om florister får vi primært fra dig selv ved den første samtale om dit forløb, og du vælger selv, hvilke personfølsomme oplysninger du ønsker at dele. Supplerende oplysninger om skånebehov kan vi modtage fra sagsbehandler, jobkonsulent eller virksomhedskonsulent fra de jobcentre, vi samarbejder med.

Oplysninger om kunder og samarbejdspartnere modtager vi kun i forbindelse med kontakt pr. mail, sociale medier, telefon eller personligt fremmøde i butikken.

4.0 Fondens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). Lovlige grunde til behandling kan være, at vi har en legitim interesse i at behandle oplysninger, at det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, eller at loven stiller krav om det.

For fondsbestyrelsen er formålet at registrere bestyrelsen hos Erhvervsstyrelsen, at kunne sende mødeindkaldelser og referater samt sikre gennemsigtighed om, hvem der leder fonden.

For frivillige er formålet at kunne drive fondens aktiviteter, inddrage og koordinere frivilliges arbejde samt synliggøre fondens arbejde via situationsbilleder.

For ansatte er formålet at kunne udbetale løn og honorarer, drive fondens socialøkonomiske virksomhed samt synliggøre arbejdet via situationsbilleder.

For florister er formålet at få kendskab til relevante forhold for at sikre et positivt og udviklende forløb, at kunne opfylde samarbejdsaftaler med jobcentret, herunder give tilbagemeldinger om dit forløb, samt at registrere progression til brug for statistik og evaluering af VOKS.

For kunder og samarbejdspartnere er formålet at kunne håndtere bestillinger og samarbejde, sende fakturaer, føre regnskab og synliggøre vores arbejde via billeder.

5.0 Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

Behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne, herunder artikel 6 og 9 samt §11. Vi behandler oplysninger for at leve op til krav fra VIRK og anbefalinger for god fondsledelse, for at kunne kontakte frivillige og ansatte, håndtere ansættelser og samarbejdsaftaler med jobcentre samt kundekontakt.

Vi behandler oplysninger for at kunne planlægge og afholde aktiviteter og arrangementer, vise situationsbilleder for at udbrede kendskabet til fondens arbejde samt bevare oplysninger af historisk værdi til statistik og lignende.

6.0 Samtykke

Vi indhenter kun samtykke, når det er nødvendigt. Hvis vi indhenter samtykke, er det frivilligt at give det, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at kontakte os på kontakt@voks.nu.

Vi bekræfter din anmodning inden for fem arbejdsdage og sikrer, at dine data ikke længere behandles til det specifikke formål. Bemærk, at visse data kan være underlagt lovkrav og derfor ikke kan slettes straks.

7.0 Videregivelse af dine personoplysninger

Efter dit forløb som florist i VOKS udfylder vi et skema til jobcentret. Herudover videregiver vi ikke personoplysninger om dig til andre uden for fonden uden dit samtykke.

8.0 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Oplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt, og slettes herefter.

For bestyrelsesmedlemmer slettes CPR-nummer straks efter videregivelse til Erhvervsstyrelsen, mens øvrige oplysninger slettes senest et år efter ophør. Oplysninger om frivillige slettes senest et år efter ophør, og oplysninger om ansatte slettes senest et år efter ansættelsens ophør.

For florister slettes oplysninger en måned efter afslutning af forløbet, hvorefter kun anonymiserede data anvendes til statistik. For kunder og samarbejdspartnere slettes oplysninger senest fem år efter samarbejdets ophør, medmindre data kan være nødvendige i en eventuel konflikt.

Oplysninger opbevares i aflåst skab på en ekstern harddisk eller i papirform. Det er kun fondens faste personale, der har adgang. Situationsbilleder kan anvendes i længere tid end de øvrige oplysninger.

9.0 Datasikkerhed

Vores hjemmeside www.voks.nu hostes af Squarespace. Vi har truffet omfattende foranstaltninger for at beskytte oplysninger mod utilsigtet eller ulovlig sletning, offentliggørelse, tab, ændring eller adgang fra uvedkommende, samt for at forhindre misbrug eller behandling i strid med lovgivningen.

Data opbevares på en ekstern harddisk, som opdateres én gang om måneden, og opbevares i et aflåst brandskab med kode, hvor kun tre udvalgte ansatte har adgang. For digital dataoverførsel anvender vi e-Boks gennem firmaet Docsign, og følsomme oplysninger sendes via sikre, krypterede mailtjenester.

Alle e-mails, der indeholder følsomme oplysninger, slettes, når der ikke længere er en legitim grund til at gemme dem. Det samme gælder beskeder sendt via LinkedIn, Facebook eller Instagram. Ved brud på datasikkerheden underrettes både Datatilsynet og fondsbestyrelsen.